Penanganan Surat Masuk Dalam Suatu Perusahaan Dengan Sistem Buku Agenda
Sebuah prosedur untuk menangani sebuah surat di perusahaan tidak boleh dilakukan seara semabarang melainkan juga terdapat sebuah prosedur dalam menangani surat-surat tersebut. Salah satunya adalah penanganan surat masuk dengan sistem buku agenda. Berikut adalah tata aranya :
- Penerimaan
Pekerjaan ini biasa dilakukan oleh bagian depan di suatu perusahaan atau kantor, ontohnya seperti resepsionis dan satpam. Kegiatan yag dilakukan hanya menerima hingga penyimpanan arsip. Mereka yang ditugaskan sebagai penerima surat memiliki tujuan untuk mengumpulkan semua surat yang masuk dan menelitinya, selain itu juga untuk menandatangi bukti pengiriman untuk bukti bahwa surat telah diterima. Jika terdapat surat yang salah alamat, petugas harus mengembalikan surat tersebut ke si pengirim baik itu tukang pos ataupun kurir
- Penyortiran
Setelah surat-surat tersebut diterima, maka hal yang harus dilakukan selanjutnya adalah memisahkan alamat yang dituju. Jika surat tersebut dikirimkan untuk perorangan maka dapat langsung diberikan kepada yang dituju, tetapi jika menyangkut perusahaan harus diproses lebih lanjut.
- Penatatan
Setelah itu, atat semua surat masuk dalam buku agenda. Disini petugas berhak membaa terlebih dahulu sisi surat guna mengetahui jenis surat tersebut, seperti surat dinas biasa, penting dan atau rahasia. Tetapi jika surat tersebut bersifat rahasia petugas tidak diijinkan untuk membaa isi surat tersebut, keuali telah diberi mandate oleh pimpinan.
- Pengarahan
Proses ini dilakukan oleh seorang pimpinan guna untuk mengarahkan surat yang ada kepada orang yang akan memproses surat tersebut.
- Penyampaian
Proses ini dapat dilakukan jika pimpinan memberikan disposisi guna untuk melempar tanggung jawab terhadap surat tersebut kepada orang lain yang lebih mengetahui ataupun dapat menghandle surat tersebut.
- Penyimpanan
Jika surat telah selesai diproses maka saatnya menyerahkan surat asli tersebut ke bagian tata usaha agar disimpan dengan menggunakan metode penyimpanan tertentu, ontohnya berdasarkan subjek, abjad, wilayah, tanggal maupun dengan sistem nomor surat.
Itu semua adalah keenam tata ara dalam menangani surat masuk dengan sistem buku agenda.
